При выставлении счёта на оплату иногда возникают нетипичные ситуации, которые могут поставить начинающих предпринимателей в тупик. Например, нужно выставить счет на оплату до заключения договора или, наоборот, оформить его после предоплаты.
Вместе с бухгалтером Еленой мы разберем самые частые вопросы о том, как правильно выставить счёт на оплату ИП или организации, чтобы избежать коммерческих рисков и трудностей с налоговой.
Как выставить счет, если была предоплата?
Ситуация, когда нужно выставить счет после предоплаты, встречается довольно часто. Есть три способа это сделать:
1. По сумме, прописанной в договоре.
2. По акту сверки взаиморасчетов. Этот вариант подходит тем, у кого есть закрывающие документы по сделке.
3. На остаток, с указанием суммы по счету, которая уже была оплачена.
Счет — не обязательный документ, поэтому обязательных требований к его выставлению нет. Выбирайте способ, который удобен для вас.
Пример:
ИП продаёт партию малинового варенья на 100 000 рублей. Он уже получил предоплату — 30 000 рублей и теперь выставляет счет на остаток. В счёте можно сформулировать: «Остаток по договору № 1 от 3.03.2022 — 70 000 рублей».
Если же есть акт сверки взаиморасчетов, формулировка может быть такой: «Согласно акту сверки взаиморасчетов на 3.03.2022 остаток — 70 000,00 рублей».
Как выставить счет на оплату в валюте?
Когда требуется выставить счет на оплату в валюте, важно учитывать условия договора. Если валюта договора доллар, то и счет выставляется в долларах. В выставленном счёте обязательно указывают:
- платежные реквизиты продавца;
- наименование покупателя;
- наименование товара, работ и услуг;
- количество или объем товара, работ и услуг;
- наличие НДС;
- сумму в валюте.
Хотя правила выставления счёта не прописаны законодательно, если он выставляется через договор, то валюта должна ему соответствовать.
Как выставить счет на оплату от ИП с НДС?
Счёт на оплату с НДС выставляет тот, кто платит налог. Сумму по счёту надо изначально включить в цену товара или услуги. Рассчитать сумму НДС, включенного в стоимость, можно по формуле:
```
НДС = итоговая цена (включает НДС) х ставка НДС / (100 + ставка НДС)
```
Пример:
Денис продаёт шоколадные батончики. В магазин он поставляет партию стоимостью 240 тысяч рублей с НДС.
```
НДС = 240 000×20 / (100 + 20) = 40 000 рублей.
```
В счёте Денис должен прописать: «Итого к оплате 240 000,00 рублей, в том числе НДС 40 000,00 рублей (20%)».
Как самозанятому выставить счёт?
Самозанятые могут получать оплату без выставления счёта, но иногда это всё-таки требуется, например, если об этом просит заказчик-юрлицо. Проще всего выставить счет на оплату в приложении «Мой налог». Все поля уже сформированы, остается только заполнить их. Понадобится ввести:
- наименование товара и услуги;
- номер договора и дату подписания;
- стоимость,
- ИНН и наименование организации, которой выставляете счёт.
После этого вы получите готовый счёт, который можно скачать в формате .pdf и отправить клиенту.
Как выставить счет на оплату без заключения договора?
Иногда ИП или организация выставляют счёт-оферту, в котором прописаны все важные условия: вид услуги, количество и стоимость. Если второй предприниматель решает оплатить счет без оформления отдельного письменного соглашения, то счёт считают офертой.
Илья Ромм:
«О наличии договора говорит акцептование оферты: выставление счёта считается направлением оферты клиенту, а его оплата — акцептом. То есть, если предприниматель выставил счет-оферту, а клиент его оплатил, значит, условия оферты всех устроили».
Контракт в виде отдельного документа нужен, чтобы зафиксировать все взаимоотношения сторон. Его заключают по желанию.
Надо ли заключать договор, если контрагент просит акт выполненных работ?
Если вы выставили счет-оферту и клиент оплатил его без оформления отдельного письменного соглашения, считается, что сделка заключена. А значит, больше ничего подписывать не надо и можно просто составить акт.
Составление актов об оказании услуг по закону не является обязательным, но может быть предусмотрено условиями сделки. Также акт можно составить в произвольной форме по желанию организации, исполнителя или заказчика, даже если в соглашении про него не написано. Подробнее о договоре возмездного оказания услуг можно прочитать в главе 39 ГК РФ.
Пример:
ИП выставил счет-оферту другому ИП. В счете-оферте было прописано, что Маркин за 50 000 рублей напишет 100 текстов для соцсетей ИП Лампова. Других документов составлено не было.
ИП 2 оплатил счет, но попросил предоставить отчёт и составить акт выполненных работ. По закону ИП 1 не обязан это делать, ведь такие требования нигде не зафиксированы. Но он решил сохранить тёплые отношения с заказчиком и составил акт в произвольной форме.
Можно ли выставить счет до заключения договора на поставку?
Да, можно. Если контракт заключили после выставления и оплаты счёта, в нем надо прописать его данные и указать, что действие соглашения распространяется на этот счёт.
Если счет выставлен и не оплачен до заключения договора, а он не предусматривает выставление счёта, то оплату надо проводить по указанным условиям. Если же выставление счета предусмотрено, то его нужно заново выставить датой заключения контракта или любой датой позже.
Когда выписать счет при авансовом платеже?
В этой ситуации всё будет зависеть от условий оплаты. Если в соглашении указана полная авансовая оплата, то счет выставляют в дату подписания или после нее.
Если предусмотрена поэтапная авансовая оплата, то счет выставляют по положениям из контракта.
Пример:
1 мая ИП Иванов заключил договор о ремонте с клиентом Дмитрием Петровым. В документе указана поэтапная авансовая оплата и сказано, что подрядчик приступит к работам после того, как получит первую сумму — 30 000 рублей. При этом к каждому новому этапу он приступает после того, как сдаст предыдущий и получит деньги за следующий.
В этом случае первый счет на 30 000 рублей можно выписать в день заключения контракта, то есть 1 мая, а следующий — после того, как заказчик примет первый этап работ.
Что писать в основании платежного поручения, если договора нет?
В назначении платежного поручения всегда прописывают, на каком основании проводится платеж ИП или организации. Если нет договора, достаточно зафиксировать номер и дату счёта на оплату.
Важно указать в назначении платежного поручения, за что конкретно отправляется платеж и указать наименование товаров, работ или услуг. Также укажите сумму налога НДС. Если же контрагент не платит его, то так и напишите «без налога НДС».
Пример:
ИП Круглов выставляет счет организации за рекламный баннер. Сумма выставленного счёта — 120 тысяч рублей. В основании платежного поручения можно написать: «Оплата за рекламный баннер 100 * 100 по счету № 1 от 01.01.2022, сумма 120 000,00 рублей, в том числе НДС 20 000,00 рублей».
Заключение
Правильное выставление счёта на оплату — важный аспект ведения бизнеса, который помогает избежать недоразумений с клиентами и налоговой. Знание нюансов и специфических ситуаций, таких как предоплата, выставление счета в валюте или без договора, поможет предпринимателям эффективно управлять своими финансовыми потоками.
Для удобства и безопасности рекомендуется использовать автоматизированные системы для выставления счетов, такие как приложение «Мой налог» для самозанятых или специальные бухгалтерские программы для ИП и организаций. Это не только сэкономит время, но и минимизирует риск ошибок.
В конечном счете, успешное ведение бизнеса требует внимания к деталям и соблюдения всех юридических и финансовых аспектов. Не стоит пренебрегать консультациями с профессионалами и своевременным обновлением знаний о текущем законодательстве.